Главная / Полезная информация

Хранение документов

Как известно, хранение документов, отражающих деятельность компании, является прямой обязанностью каждого юридического лица. В первую очередь, это касается документов, относящихся к бухгалтерскому и кадровому учёту.

Согласно действующему законодательству первичные бухгалтерские документы, регистры, отчётность необходимо хранить как минимум в течение пяти лет после того времени, когда они были в последний раз использованы.

Но пять лет – это далеко не предел. Существует ещё ряд правил, согласно которым отсутствие некоторых документов, к примеру, шестилетней давности может стать причиной наложения штрафа со стороны налоговых органов.

С кадровыми документами дело обстоит ещё сложнее. Здесь минимальный срок хранения составляет десять лет до возможности передать документы в государственный или муниципальный архив.

Исходя из всего этого, возникает резонный вопрос: где хранить всю эту кипу документов, чтобы не потерялась ни единая бумажка, что карается серьёзным штрафом? И как это сделать при острой нехватке места и высоких ценах за арендуемую площадь?

Выход найден – это внеофисное хранение документов. Какие же преимущества получает компания, воспользовавшаяся услугами специализированной организации?

В первую очередь – серьёзная экономия места. Например, для тысячи бухгалтерских папок понадобится десять квадратных метров полезной площади. Если учесть, что в среднем рабочее место сотрудника занимает два квадратных метра, то на такой площади можно свободно разместить три–четыре стола.

Вторым преимуществом является серьёзное сокращение расходов. Каждый квадратный метр арендуемой площади стоит серьёзных денег. И что можно разместить на этой площади? Максимум два шкафа, в которые можно положить не больше ста папок. А теперь стоит посчитать, сколько будет стоить хранение документов в течение десяти и более лет.

Ещё одно преимущество – безопасное хранение документов. Компания, основным родом деятельности которой является внеофисное хранение документов, делает всё необходимое для их упорядоченного и безопасного хранения. Это гораздо надежнее, чем доверить важные документы своим сотрудникам, особенно если часто меняются кадры или каждые один–два года намечается новый офисный переезд со всей сопутствующей неразберихой.

Хранение документов вне офиса подразумевает постоянный строгий контроль движения и местонахождения каждой папки. Причём каждая из них имеет штрих-код и занесена в базу данных. В случае необходимости документы будут оперативно предоставлены клиенту. Кроме того, он может получить отчёт о состоянии его архивных документов.

Безопасное хранение документов обеспечивается и тем, что они надёжно скрыты от посторонних глаз. Каждая папка имеет только штрих-код, и нельзя по её внешнему виду понять, к какой компании она относится. Поэтому практически невозможно сопоставить номер архивной папки и наименованием компании. А безопасность внутри склада контролируется современной системой видеонаблюдения и охранной сигнализацией.